跟他們一樣，加入數位轉型行列
隨著服務據點向跨區域延伸，長照產業傳統仰賴人工與紙本的營運模式已成為機構成長的瓶頸。導入數位系統，不僅簡化繁瑣的人工庶務，行政流程轉化為可追蹤、可分析的數據資產，更能以精準決策與智慧化管理，將人力資源回歸照護核心，實現更高品質且永續的照護服務。
經立長照體系引進主管機關推薦的叡揚 Vital OD 雲端公文系統，大幅提升收發效率、減輕行政負擔，讓員工專注於照護服務。隨後更陸續導入 Vital BizForm表單系統，打破多據點管理障礙。並透過 Vital HCM 快速結算薪資、與Vital Finance 即時掌握財務狀況，成功運用叡揚全方位雲端服務落實數位轉型。
導入 Vital OD 雲端公文管理，透過線上簽核與催稽機制，主管能精確掌控各機構進度，於每月會議討論優化，全面驅動行政效能。同時精準的關鍵字搜尋將公文調閱時間從數十分鐘縮短至幾秒鐘，大幅提升查閱效率，過往公文隨搜即用、不再費時費力。
導入 Vital HCM 人力資源管理，系統自動結算差勤紀錄，進行薪資計算。人資人員不再需要花 2-3 天計算薪水，只需幾小時便能完成每月寄新與發放。
導入 Vital Finance 財務會計管理，原本需要手動建製個式財務報表，現在透過系統，便能查看最即時的財務狀況，讓管理者快速掌握決策方向。
導入 Vital BizForm 智慧表單，將紙本表單全面改為線上作業，輕鬆建立報價單、申請單等，解決經立長照多據點行政管理阻礙，在不同地方也能快速完成簽核。
- 行政負擔沉重：隨著機構規模擴張，紙本文件量劇增，公文收發與表單簽核，成為高負擔的行政作業。
- 實體文件缺乏時效：紙本遞送耗時且翻找不易，拖慢決策速度也難以即時應對查核。
- 人工計薪耗時費力：每月需花 2-3 天人工核對差勤與計算薪資，效率低且耗費人力。
- 手動財報流於滯後：耗時手動編製各式財務報表，管理者難以掌握即時提供數據。
由「超人醫師」徐超斌創立的南迴協會，服務範圍橫跨台東與屏東百里原鄉，守護從幼至老的醫療與生活，但行政效率受限地理阻隔與繁瑣的公文往返。透過導入叡揚雲端公文管理系統，成功打破時空限制。同時引進知識管理系統，整合組織資產，將更多資源精準投入第一線的偏鄉服務。
導入Vital OD 雲端公文管理，打破地理枷鎖。主管透過手機即可隨時簽核，將原本耗時一週的紙本流程縮短至 5 分鐘完成，不再因為行政延宕而中斷服務，徹底解決公文遺失與管理斷層的困境。
導入 Vital Knowledge 知識管理系統，有效整合組織資產，透過智慧檢索與標籤讓同仁及新人快速查找、縮短適應期，大幅提升協作效率；同時藉由培訓建立團隊自主維運能力，讓成功經驗在內部推廣擴散，落實成本控制與營運效益極大化。
- 地域遙遠決策延遲：跨縣市紙本公文往返動輒一週，地理距離成為行政效率的最大枷鎖。
- 數位落差難上手：介面複雜增加中高齡同仁操作門檻。
- 知識分散與傳承斷層：文件分散各處翻找不易，導致同仁重覆白工、新人交接期長，難以有效共享與承襲組織經驗。
社會福利協會 桃竹苗處處長 周志展
靈糧堂社會福利協會，26 年來致力於長期照護及社會服務。在 9 個縣市，超過 25 個服務據點，幫助社區的長者和家庭獲得全方位的支持。但在行政作業上，傳統方式帶來巨大的困難與壓力，繁瑣的紙本作業耗費人力與時間，並影響跨據點溝通效率。為了克服這些挑戰，加上政府大力推動公文電子化，決定導入叡揚 雲端公文管理系統，透過數位化提升行政效率。
導入 Vital OD 雲端公文管理，成功將複雜的公文流程轉化為如電子郵件般直覺的操作體驗，實現隨時隨地的跨裝置簽核，不僅大幅縮減了公文登錄與命名的人力耗損，更讓每月處理量提升至 500 到 600 份。並透過系統化的歷程紀錄與自動通知，徹底解決過去紙本作業易遺漏、進度難追蹤的痛點，確保補助申請等重要事務不延誤，以高效的數位管理力支撐更具品質的公益服務。
- 據點分散管理難統一：多聚點缺乏統一收發窗口，導致總部難以同步控管。
- 人工傳遞易出現斷層：紙本公文易隨人員異動或傳遞過程而滯留，造成案件遺漏或處理延誤。
- 追蹤歸檔耗時費力：缺乏數位化檢索，相關人員無法即時掌握公文現況，導致行政效率低落。
深耕台灣教育與社會福利的天主教主顧修女會，於 2000 年將新北泰山服務據點轉型為「奇蹟之家」，致力於長者長期照顧。為了提升行政韌性，奇蹟之家攜手叡揚資訊導入 Vital OD 公文管理系統，透過數位化工具優化收發、簽核與檔案管理流程，讓團隊能從行政庶務中解脫，將更多心力回歸於照顧長者的核心使命！
導入 Vital OD 雲端公文管理，主管透過行動簽核將公文處理時效從數日縮短至 20 分鐘，確保偏鄉服務不中斷。此外，系統不僅透過公文範本加速撰擬並解決新人傳承難題，其中的綜合搜尋功能更能秒查 8 年前的歷史文件，輕鬆應對評鑑稽核。數位轉型協助行政流程精簡化，使團隊能專注於長照核心使命，為弱勢長輩創造更多奇蹟。
- 簽核時空受限：主管外勤頻繁導致紙本堆積，依賴郵寄或親送使重要文件難以即時追蹤。
- 經驗傳承斷層：缺乏標準化範本，新人撰稿仰賴人工指導，導致公文品質不一且耗時費力。
- 稽核檢索困難：缺乏數位歸檔，面對評鑑時難以從茫茫紙本中找出歷史公文。
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